Управленческий учет для кафе: 3 главных отчета, которые надо смотреть каждый месяц
Управленческий учет для «чайников»: 3 отчета, без которых кафе летит вслепую
Автор: Ольга Савицкая, бухгалтер-консультант для ресторанного бизнеса.
Вы — владелец кафе. Вы отлично разбираетесь в кофе, придумываете новые десерты и знаете, как создать уют. Но когда речь заходит о финансах, становится непонятно: куда уходят деньги и почему в конце месяца в кассе не та сумма, которую вы ожидали?
Если бухгалтерская отчетность для вас — темный лес, а слово «баланс» вызывает зевоту, эта статья для вас. Я, Ольга Савицкая, на пальцах объясню, какие три простых управленческих отчета нужно смотреть каждый месяц, чтобы перестать гадать и начать управлять прибылью своего кафе. Никаких сложных терминов — только практика.
Зачем это вам? Простая аналогия
Представьте, что вы ведете машину. Бухгалтерский учет — это панель приборов, которая показывает данные для ГИБДД (налоговой): сколько топлива израсходовано в среднем, общий пробег. А управленческий учет — это ваша личная приборная панель: сколько бензина в баке прямо сейчас, какая текущая скорость, когда нужно следующее ТО, чтобы вы не заглохли на трассе. Вот о ней и поговорим.
Отчет №1: Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) — «Зарабатываю я или работаю в ноль?»
Это самый важный отчет. Он отвечает на вопрос: «Какая у меня реальная прибыль за месяц?» Не выручка, а именно то, что остается у вас.
Что туда входит (упрощенно):
```
Выручка (доход)
МИНУС
Прямые расходы (себестоимость)
РАВНО
Валовая прибыль (маржа)
МИНУС
Косвенные расходы (операционные издержки)
РАВНО
Чистая прибыль (или убыток)
· Выручка: Все деньги, которые пришли от гостей (касса, эквайринг, доставка).
· Прямые расходы (Себестоимость): То, что съели и выпили гости. Стоимость продуктов, из которых приготовили блюда и напитки. Если вы продали латте за 300 ₽, а себестоимость кофе и молока в нем — 70 ₽, то валовая прибыль с этого напитка — 230 ₽. Ваша задача — следить, чтобы эта цифра не падала.
· Косвенные расходы: Все остальное: аренда, зарплата не кухонного персонала (официанты, бариста, администратор), коммуналка, реклама, налоги, бухгалтерские услуги, моющие средства.
На что смотреть?
· Валовая прибыль (Маржа). Она должна быть стабильной или расти. Если падает — значит, продукты дорожают, а вы не поднимаете цены, или повара/бариста делают слишком большие порции (перерасход).
· Процент себестоимости. Для кафе в норме 25-35% от выручки. Если у вас 45% — это тревожный звонок.
· Чистая прибыль. В конце концов, именно эта цифра говорит, стоило ли овчинка выделки.
Отчет №2: Отчет о движении денежных средств (ДДС) — «Где деньги, Зин?»
Этот отчет объясняет самую болезненную ситуацию: «Прибыль вроде есть, а денег на счете нет! Куда они делись?»
Деньги и прибыль — не одно и то же. Прибыль — это «бумажная» цифра из первого отчета. Деньги — то, что лежит в кассе и на расчетном счете.
ДДС делит все движения денег на три категории:
1. Движение от операционной деятельности: То, что связано с основной работой. Приход: оплата от гостей. Расход: оплата поставщикам за продукты, аренда, зарплата, налоги.
2. Движение от инвестиционной деятельности: Покупка или продажа имущества. Купили новую кофемашину, духовой шкаф, мебель — деньги уходят.
3. Движение от финансовой деятельности: Взяли кредит или заем — деньги пришли. Погасили его — деньги ушли.
На что смотреть?
· Остаток на конец месяца. Он должен быть положительным. Если нет — вы живете в долг.
· Операционный поток. Он должен быть стабильно положительным. Это значит, что основная деятельность кафе генерирует деньги. Если он отрицательный — бизнес «проедает» запасы или живет на вливания владельца. Это путь к банкротству.
Отчет №3: Управленческий баланс — «Чем я владею и кому должен?»
Это моментальный снимок здоровья вашего бизнеса на конец месяца. Он отвечает на вопросы: «На что потрачены все деньги, вложенные в кафе?» и «Не накопились ли долги?»
Баланс всегда сходится по формуле:
Активы (всё, что у бизнеса ЕСТЬ) = Пассивы (всё, чем бизнес ОБЯЗАН)
· Активы:
· Оборотные: Деньги в кассе и на счете, запасы продуктов на складе, сырье, товары для перепродажи (например, чай в пачках).
· Внеоборотные: Дорогое имущество — кофемашина, мебель, холодильники, ремонт в помещении (если это ваша собственность).
· Пассивы:
· Собственный капитал: Ваши первоначальные вложения + нераспределенная прибыль.
· Обязательства: Кредиты, долги поставщикам, невыплаченная зарплата, налоги к уплате.
На что смотреть?
· Соотношение собственных средств и заемных. Если обязательств больше, чем собственного капитала — бизнес сильно зависит от кредиторов.
· Оборачиваемость запасов. Сколько дней продукты лежат на складе? Быстрая оборачиваемость — признак здорового бизнеса. Если ингредиенты закупаются впрок и портятся — это прямые убытки.
Практический совет: с чего начать завтра?
1. Начните фиксировать ВСЕ. Все приходные и расходные ордера, накладные от поставщиков, Z-отчеты с кассы.
2. Попросите вашего бухгалтера готовить для вас эти три отчета в понятном виде раз в месяц. Хороший бухгалтер (как я) делает это автоматически для своих клиентов.
3. Выделяйте 1 час в месяц на анализ. Сравнивайте цифры с предыдущим месяцем, ищите причины изменений. Почему выросла себестоимость? Почему упала выручка в среду?
Управленческий учет — это не про сложные цифры. Это про осознанность и контроль. Когда вы видите эти три отчета, вы перестаете быть пассажиром и становитесь капитаном своего кафе.
Эта статья носит информационный характер.
Для более подробной консультации, настройки управленческого учета в вашем кафе и получения готовых отчетов обратитесь к нам.
Хотите наконец-то понимать, как «дышит» ваше кафе, и принимать финансовые решения уверенно?
Я помогу вам наладить простую и понятную систему управленческого учета, которая станет вашим главным инструментом для роста прибыли.
Свяжитесь со мной, чтобы начать видеть всю картину:
· Телефон/WhatsApp: +7 (903) 127-83-18
· Электронная почта: buh@probuh.pro
· Сайт: https://probuh.pro
С уважением и готовностью помочь вашему бизнесу стать прозрачнее,
Ольга Савицкая,
ваш бухгалтер и финансовый советник.