Отпускные и больничные в 2025: как рассчитать самому + сложные случаи

Как рассчитать отпускные в 2025? Калькулятор в уме и разбор сложных случаев

Автор: Ольга Савицкая, практикующий бухгалтер и специалист по расчету заработной платы.

Отпуск — это время, когда сотрудник отдыхает, а работодатель… считает. Правильный расчет отпускных — это не только требование закона, но и залог спокойствия: ваш сотрудник доволен, а у проверяющих из ФСС и трудовой инспекции нет к вам вопросов.

Я, Ольга Савицкая, как бухгалтер, который каждый месяц считает десятки таких выплат, простым языком объясню, как рассчитать отпускные в 2025 году, какие подводные камни ждут в декрете и на больничном, и как проверить расчет «на глазок».

Часть 1: Базовая формула отпускных (когда всё просто)

Для расчета нужны два числа: Средний дневной заработок (СДЗ) и количество дней отпуска.

Шаг 1: Рассчитываем СДЗ (самая важная цифра)

Формула: СДЗ = Выплаты за расчетный период / 12 / 29,3

· Выплаты за расчетный период: Это все выплаты, связанные с трудовой деятельностью, за 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Сюда входит: оклад, премии, надбавки, доплаты. Не входят: больничные, отпускные за прошлые отпуска, материальная помощь, компенсации.

· 12 — количество месяцев.

· 29,3 — среднемесячное число календарных дней (постановление Правительства № 922).

Пример: Сотрудник идет в отпуск в июне 2025 года. Его доход с июня 2024 по май 2025 составил 600 000 рублей.

СДЗ = 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 рублей.

Шаг 2: Умножаем на дни отпуска

Формула: Отпускные = СДЗ × Количество календарных дней отпуска

Стандартный отпуск — 28 календарных дней.

Отпускные = 1 706,48 × 28 = 47 781,44 рубля.

Важно! НДФЛ (13%) с отпускных нужно удержать и перечислить в день их выплаты. А сами отпускные выплатить не позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Часть 2: Сложные случаи (где чаще всего ошибаются)

1. Если сотрудник отработал неполный месяц в расчетном периоде.

Например, был на больничном, в отпуске или устроился не с 1-го числа. Тогда вместо 29,3 используем формулу:

Кол-во отработанных дней в месяце = 29,3 / Кол-во календарных дней в месяце × Кол-во фактически отработанных календарных дней.

Пример: В апреле 2025 года (30 дней) сотрудник болел с 1 по 10 апреля. Отработано 20 дней.

Дни для расчета за апрель = 29,3 / 30 × 20 = 19,53 дня. Именно это число подставляем в знаменатель вместо 29.3 за апрель.

2. Расчет отпускных при увольнении (компенсация).

Считаются абсолютно так же, но умножаются на количество неиспользованных дней отпуска. Эти дни нужно аккуратно подсчитать согласно графику.

3. Как быть с премиями?

· Ежемесячные премии включаются в том месяце, за который начислены.

· Квартальные/годовые премии включаются полностью, но только если период, за который они начислены, входит в расчетный. Годовая премия за 2024 год, выплаченная в марте 2025, будет включена в расчет отпуска в 2025 году.

Часть 3: Отпускные vs Больничный vs Декрет — в чем разница?

Это частая путаница. Краткая памятка:

Выплата Основа расчета Что включается? Кто платит?

Отпускные Средний дневной заработок за 12 месяцев. Все трудовые выплаты. Работодатель полностью.

Больничный (в общем случае) Средний дневной заработок за 2 предыдущих календарных года. Все выплаты, с которых платились взносы в ФСС. Первые 3 дня — работодатель, последующие — Фонд социального страхования (ФСС).

Декретные (БиР) Средний дневной заработок за 2 предыдущих календарных года. Все выплаты, с которых платились взносы в ФСС. Полностью ФСС (но выплачивает через работодателя).

Ежемесячное пособие по уходу до 1.5 лет 40% от среднемесячного заработка. Рассчитывается от СДЗ за 2 предыдущих года. Все выплаты, с которых платились взносы в ФСС. Полностью ФСС (но выплачивает через работодателя).

Важный нюанс 2025: Для расчета больничных и декретных все так же используются доходы за 2023 и 2024 годы. Но есть предельные величины:

· Максимальный средний дневной заработок для пособий в 2025 году — 3 736,00 руб. (рассчитан от предельных баз для взносов).

· Минимальный СДЗ — 534,74 руб. (от МРОТ).

Практический лайфхак: «Калькулятор в уме» для быстрой проверки

Чтобы прикинуть сумму отпускных без точного расчета:

1. Возьмите среднюю ежемесячную зарплату сотрудника (без учета больничных и прошлых отпускных).

2. Разделите ее на 3. Получится примерная сумма отпускных за 2 недели (14 дней).

3. Нужно за 28 дней? Умножьте на 2.

Пример: Зарплата ~60 000 руб. в месяц. 60 000 / 3 = 20 000 руб. (за ~14 дней). За 28 дней ≈ 40 000 руб. Точный расчет дал 47 781 руб., но порядок суммы вы поняли сразу.

Эта прикидка не заменит точный расчет, но поможет быстро выявить грубые ошибки.

Когда точно нужен профессиональный бухгалтер?

· Сотрудник часто болел, был в отпусках без содержания, только что вышел из декрета.

· Нужно рассчитать компенсацию при увольнении с большим «хвостом» неиспользованного отпуска.

· Вы сомневаетесь, какие премии и выплаты включать в расчет.

· Вы не хотите рисковать штрафами за ошибку или задержку выплаты.

Эта статья носит информационный характер.

Расчет отпускных, больничных и декретных — область с высокой юридической и финансовой ответственностью. Для более подробной консультации и безошибочного расчета обратитесь к нам.

Не хотите разбираться в формулах, но хотите, чтобы ваши сотрудники получали выплаты точно и в срок?

Доверьте эту задачу профессионалу. Я возьму на себя все расчеты заработной платы, отпускных, больничных и декретных выплат, гарантируя их абсолютную корректность и своевременность.

Свяжитесь со мной для точного расчета и спокойствия:

· Телефон/WhatsApp: +7 (903) 127-83-18

· Электронная почта: buh@probuh.pro

· Сайт: https://probuh.pro

С уважением и готовностью помочь,

Ольга Савицкая,

ваш бухгалтер и специалист по расчету заработной платы.